Si të Arrini Tek Vendimmarrësit me Peticionin Tuaj

Konfirmoni që po synoni personin e duhur

Para se të kontaktoni, sigurohuni që keni identifikuar personin ose trupin që në të vërtetë ka autoritetin për të bërë atë që po kërkoni. Kontaktimi i dikujt që nuk mund të veprojë mbi kërkesën tuaj është humbje kohe dhe mund të sugjerojë që nuk kuptoni se si funksionon institucioni përkatës.

Pyetni veten: kush merr vendimin përfundimtar për këtë çështje specifike? Në disa raste, një trup këshillon dhe tjetri miraton. Një oficer i këshillit mund të përgatisë një rekomandim ndërsa këshilltarët e zgjedhur votojnë mbi të. Një departament i kompanisë mund të menaxhojë politikën ndërsa ekipi ekzekutiv miraton ndryshimet. Nëse të dy janë të përfshirë, kontaktoni të dy.

Nëse nuk jeni të sigurt, kontrolloni faqen zyrtare të organizatës përkatëse, shikoni se si janë marrë vendime të ngjashme në të kaluarën ose telefononi tek qendra kryesore dhe pyesni kush merret me çështjen specifike që po ngrini.

Bëni kontakt herët, jo vetëm në dorëzim

Nuk është nevoja të prisni deri sa të keni mijëra nënshkrime përpara se t'i tregoni një vendimmarrësi se ekziston peticioni juaj. Kontakti i hershëm shërben për dy qëllime: tregon se jeni serioz dhe ju jep kohë për të zbuluar nëse ka një proces formal të dorëzimit që duhet të ndiqni.

Një mesazh i shkurtër prezantues kur nis fushatën tuaj ose kur keni mbledhur numrin e parë të rëndësishëm të nënshkrimeve, është krejtësisht i përshtatshëm. Mbajeni të shkurtër dhe faktik. Nuk po kërkoni ende një vendim. Po i bëni të vetëdijshëm dhe po krijoni një linjë kontakti.

Kontakti i hershëm gjithashtu ju ndihmon të gjeni adresën e duhur, emrin e zyrtarit ose përfaqësuesit përkatës dhe nëse ka afate kohore për të cilat duhet të dini.

Si të shkruani një mesazh efektiv

Qoftë nëse po dërgoni një shënim prezantues, një përditësim të progresit, ose një letër dorëzimi formale, struktura është e njëjtë. Jini të qartë, të shkurtër dhe të sjellshëm. Mesazhet armiqësore ose akuzuese i japin marrësit një arsye për t'ju injoruar.

Çdo mesazh për një vendimmarrës duhet të përfshijë:

• Çfarë po kërkoni. Shprehni ndryshimin specifik që dëshironi, qartë dhe pa paqartësi.
• Pse është e rëndësishme. Një ose dy fjali për kë ndikon dhe çfarë ndodh nëse asgjë nuk ndryshon.
• Niveli i mbështetjes publike. Tregoni sa njerëz kanë nënshkruar dhe përfshini lidhjen e peticionit që ata të mund ta verifikojnë.
• Çdo afat i rëndësishëm. Nëse po afrohet një vendim, thuajeni. Një afat kohor i jep mesazhit tuaj një arsye për t'u lexuar tani.
• Një kërkesë e qartë për një përgjigje. Pyesni çfarë planifikojnë të bëjnë dhe kur mund të prisni të merrni përgjigje.

Zgjidhni kanalin e duhur

Situata të ndryshme kërkojnë qasje të ndryshme.

• Email Pika e duhur fillestare për shumicën e fushatave. Krijon një regjistrim të shkruar, mund të përcillet brenda dhe i jep marrësit kohë për të reaguar. Drejtojuni një personi të emëruar në vend të një kutie postare gjenerike.
• Letër. Një letër e shtypur e dërguar me postë është e përshtatshme për institucione formale si parlamenti, departamentet qeveritare ose organet e mëdha publike. Një letër fizike ndonjëherë marrë më shumë vëmendje se sa email.
• Telefonatë. E dobishme për të ndjekur një email të papërgjigjur ose për të zbuluar kush është personi i duhur i kontaktit. Keni një qëllim të qartë para se të bëni telefonatën dhe mbajeni të shkurtër.
• Kërkesë për takim. Vlen të ndiqet pasi të keni një numër të konsiderueshëm nënshkrimesh. Kontakti personal është më i vështirë për të injoruar dhe ju jep mundësinë për të bërë rastin tuaj drejtpërdrejt. Jini fleksibil për planifikimin: nëse vendimmarrësi kryesor është i padisponueshëm, një takim me një anëtar të lartë të stafit ende ia vlen.
• Mediat sociale. Etiketimi i një vendimmarrësi në një postim publik krijon presion të dukshëm. Bëjeni këtë me kujdes dhe profesionalizëm. Funksionon më mirë kur keni diçka konkrete për të raportuar, si një arritje e rëndësishme, dhe keq kur duket si një fushatë ngacmimesh e qëndrueshme.

Mbani një regjistrim të gjithë kontakteve: datat, emrat, çfarë u dërgua dhe çfarë përgjigje morët. Ky regjistrim është i dobishëm nëse fushata përshkallëzohet dhe i rëndësishëm kur dorëzoni formalisht peticionin.

Koordinoni mirë kontaktin tuaj

Momentet më të efektshme për të kontaktuar me një vendimmarrës janë të lidhura me ngjarjet në fushatën tuaj ose me procesin e tyre të vendimmarrjes.

• Kur arrini një kufi nënshkrimesh që demonstron mbështetje reale publike.
• Kur një mbledhje komiteti, votë në këshill ose rishikim politikë është planifikuar. Kontaktoni disa ditë përpara, jo në vetë ditën.
• Kur diçka e re ndodh: mbulim mediatik për çështjen tuaj, një ngjarje e lidhur, ose një deklaratë nga një autoritet tjetër që mbështet pozicionin tuaj.
• Kur jeni gati për të dorëzuar formalisht peticionin. Jepuni njoftim paraprak që të mund të bëjnë kohë për ta pranuar siç duhet.

Shmangni kontaktimin e vendimmarrësit aq shpesh sa mesazhet tuaja të fillojnë të duken si presion përkundrejt komunikimit. Një ose dy mesazhe të shpeshta mbajnë më shumë peshë se një rrjedhë emailesh javore.

Përgatitni një pako dorëzimi

Kur jeni gati për të dorëzuar formalisht peticionin, përgatitni një pako që paraqet fushatën tuaj qartë dhe profesionalisht. Një dorëzim i përgatitur mirë është më i vështirë për t'u lënë mënjanë sesa një lidhje në një faqe interneti.

• Letra e Mbuluar: Një faqe që përmbledh peticionin: problemi, kërkesa juaj specifike dhe numri i njerëzve që kanë nënshkruar. Rikonfirmoni çdo afat kohor dhe kërkoni qartë një përgjigje.
• Lista e nënshkrimeve. Printoni një përmbledhje të nënshkrimeve përfshirë emrat, vendet dhe çdo koment. Nëse keni mijëra nënshkrime, një mostër përfaqësuese me një total të verifikuar është më praktike sesa çdo emër individual.
• Historitë Personale: Disa komente specifike ose deklarata të shkurtra nga nënshkruesit shtojnë një dimension njerëzor që statistikat vetë nuk mund të japin. Zgjidhni shembuj që ilustrojnë ndikimin e çështjes qartë.
• Prova mbështetëse. Nëse keni mbulim mediatik të rëndësishëm, të dhëna zyrtare ose deklarata ekspertësh që mbështesin rastin tuaj, përfshini ato si bashkëngjitje ose referenca.

Nëse vendimmarrësi ju kërkon t'i dërgoni nënshkrimet me email, shpjegoni se të dhënat personale nuk duhet të transmetohen me email në masë. Një dorëzim personal ose i shkruar formalisht është më i përshtatshëm dhe tregon se po menaxhoni të dhënat e mbështetësve me përgjegjësi.

Përfshini mediat gjatë dorëzimit

Një dorëzim publik krijon një moment të përgjegjësisë së dukshme. Mbulimi mediatik i dorëzimit vendos presion shtesë mbi vendimmarrësin dhe gjeneron interes të ri mbi peticionin.

Një javë para datës suaj të dorëzimit, dërgoni një njoftim të shkurtër për shtyp ose një kontakt te gazetarët lokalë që mbulojnë temën tuaj. Tregoni atyre çfarë po dorëzoni, sa njerëz kanë nënshkruar dhe kur dhe ku do të zhvillohet dorëzimi.

Pyetni vendimmarrësin paraprakisht nëse janë të rehatshëm me praninë e mediave. Shumë zyrtarë të zgjedhur e mirëpresin mundësinë. Edhe nëse nuk marrin pjesë gazetarë, bëni fotot dhe videon tuaj të dorëzimit. Këto mund të shpërndahen në një përditësim të peticionit dhe në mediat sociale.

Për një udhëzues të plotë mbi kontaktimin e gazetarëve dhe shkrimin e një njoftimi për shtyp, shihni Si të Merrni Mbulesë Mediatike për Peticionin Tuaj.

Çfarë të bëni nëse nuk merrni përgjigje

Mungesa e përgjigjes është e zakonshme dhe nuk nënkupton domosdoshmërisht se peticioni është injoruar. Stafi mund të menaxhojë volumen të madh të korrespondencës, çështja mund të jetë në vlerësim aktiv, ose mesazhi juaj mund të mos ketë arritur te personi i duhur.

Ndjekni një herë pas një intervali të arsyeshëm, zakonisht një deri dy javë. Referohuni mesazhit tuaj origjinal dhe pyesni me mirësjellje nëse është marrë dhe kur mund të prisni një përgjigje.

Nëse ende nuk dëgjoni asgjë, konsideroni rrugë të tjera: një dorëzim formal përmes procesit të vet institucioni, një pyetje e ngritur në një mbledhje publike, ose kontakt përmes një përfaqësuesi të zgjedhur. Dokumentimi i mungesës së përgjigjes dhe ndarja e saj në një përditësim të peticionit ose në një deklaratë për shtyp gjithashtu mund të gjenerojë presion, megjithëse kjo qasje kërkon trajtim të kujdesshëm.

Pas dorëzimit: ndiqni dhe mbyllni ciklin

Dorëzimi nuk është fundi i fushatës. Mbani mbështetësit tuaj të informuar për atë që ndodh më pas.

• Postoni një përditësim menjëherë pas dorëzimit. Shpërndani se si shkoi, çfarë u tha, çdo foto dhe cilat janë hapat e ardhshëm. Mbështetësit që kanë nënshkruar javë më parë ende janë të interesuar për rezultatin.
• Ndiqni me vendimmarrësin. Nëse ata premtuan të përgjigjen ose të ndërmarrin veprime deri në një datë të caktuar, vijoni kur ajo datë arrin. Një rikujtesë e sjellshme dhe faktike tregon se po i kushtoni vëmendje.
• Deklaroni rezultatin. Nëse fushata arrin sukses, tregoni mbështetësve tuaj qartë. Nëse nuk arrin, shpjegoni çfarë ndodhi dhe nëse ka hapa të tjerë. Njerëzit që morën pjesë meritojnë të dinë se për çfarë kontribuan nënshkrimet e tyre.

Një fushatë që mbyllet mirë, fitojë apo humbasë, ndërton besim me njerëzit që e mbështetën dhe e bën më të lehtë mobilizimin e tyre përsëri në të ardhmen.